Facturar Gratis Cumpliendo Verifactu: la Aplicación de la AEAT y sus Límites

La respuesta directa: sí, existe un programa de facturación gratuito, oficial y ya adaptado a Verifactu: la aplicación de facturación de la propia Agencia Tributaria, y para muchos autónomos es suficiente. Para otros no lo es, y la línea que separa a unos de otros no es el número de facturas, que no tiene límite, sino si necesitas emitir tickets, presupuestos o trabajar con tu asesoría desde el programa.

Casi todo lo que encontrarás al buscar «software Verifactu gratis» lo escribe alguien que vende software. Yo no vendo programas de facturación ni tengo acuerdos con ninguno, así que puedo decirte lo que ellos no: empieza por la aplicación gratuita de la AEAT y, probablemente, te sobre. Aquí tienes qué hace, qué no hace, un test de cuatro preguntas para saber si te vale, y los casos en los que sí compensa pagar.

La aplicación gratuita de la AEAT: qué hace y qué no

Se llama, literalmente, «Aplicación de facturación de la AEAT» (en la ayuda de la sede, «aplicación gratuita VERI*FACTU»). Está disponible desde octubre de 2025 en la sección de sistemas de facturación de la sede electrónica, se entra con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico, y la propia AEAT dice a quién va dirigida: «profesionales, autónomos y empresas con baja facturación que no dispongan de un software propio». Lo que dice su ayuda oficial, sin interpretar:

Verificado el 4 de septiembre de 2026 en la ayuda oficial de la aplicación (acceso, emisión, herramientas de gestión y consulta). Las funciones que la ayuda no cita las doy por ausentes; si la AEAT las añade, actualizaré la tabla.

Fíjate en la primera fila de la derecha, porque es la que decide casi todo: la aplicación no hace tickets. Si tienes un bar, una tienda o una peluquería y cobras a clientes a los que no pides el DNI, necesitas facturas simplificadas, y eso la aplicación de la AEAT no lo emite. Un fontanero, un diseñador, un fisioterapeuta o un profesor particular que factura siempre a un cliente identificado, en cambio, está en el perfil exacto para el que la hicieron.

¿Te vale a ti? El test de 4 preguntas

Responde sí o no. Con cuatro noes, la aplicación gratuita es tu programa. Con un solo sí, sigue leyendo el apartado de cuándo compensa pagar.

Sobre el volumen, que es lo que todo el mundo pregunta: no hay límite legal ni técnico. El límite es tu paciencia, porque cada factura se teclea. Mi criterio, y es opinión, no norma: por debajo de unas veinte facturas al mes a clientes identificados, la aplicación gratuita va sobrada.

Los dos modos que admite el reglamento

Verifactu no es un programa: es el nombre de uno de los dos modos en que puede funcionar cualquier programa de facturación adaptado al reglamento. Conviene entenderlos porque la elección tiene consecuencias prácticas.

Modo VERI*FACTU (sistema de emisión de facturas verificables). El programa envía cada registro de facturación a la AEAT en el momento, «de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente», dice el artículo 16 del reglamento. A cambio, el artículo 16 te quita trabajo: se presume que el sistema cumple por diseño los requisitos técnicos, no tienes que firmar electrónicamente los registros y la AEAT no puede requerirte una copia de ellos, porque ya los tiene. La factura lleva la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». La aplicación gratuita funciona siempre en este modo. Una vez que empiezas a enviar, la opción dura como mínimo hasta final del año natural.

Modo no verificable. El programa no envía nada, pero tiene que firmar electrónicamente cada registro con certificado cualificado, encadenarlos con huella, conservarlos durante todo el plazo de prescripción y entregarlos si Hacienda los requiere (artículos 12 y 14). Es más autonomía a cambio de más carga: la conservación y la prueba corren de tu cuenta.

Para un autónomo pequeño la elección es sencilla: el modo con envío es el que menos obligaciones te deja encima. El modo sin envío tiene sentido en empresas con departamento informático propio o razones muy concretas para no remitir. Y un aviso: Verifactu regula tu programa, no el formato de tus facturas; la factura electrónica obligatoria entre empresas es otra norma distinta, con otras fechas, que explico en factura electrónica frente a Verifactu.

Cómo saber si tu programa actual está adaptado

No existe un listado oficial de programas homologados. Lo he buscado en la sede de la AEAT y no está: el reglamento eligió otro modelo, la autocertificación del fabricante. El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 dice que corresponde al productor «certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple», y que esa declaración «deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición». Y puede «ser solicitada por el cliente». Es decir: tienes derecho a pedirla, y el fabricante está obligado a dártela.

Qué tiene que contener esa declaración, según el artículo 15 de la Orden HAC/1177/2024: el nombre y el código del sistema, la versión completa, sus componentes, si funciona solo en modo VERI*FACTU o también sin envío, el fabricante con su NIF y dirección, y la manifestación expresa de que cumple el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, con fecha y lugar. Y tiene que estar accesible dentro del programa «de forma rápida, fácil e intuitiva».

Así que la conversación con tu proveedor es corta. Tres preguntas:

• «¿Dónde está la declaración responsable dentro del programa?» Si no la encuentra o te manda un PDF de marketing, mal síntoma. Los fabricantes tenían que tener el producto adaptado desde el 29 de julio de 2025.
• «¿Funciona en modo VERI*FACTU con envío a la AEAT?» La declaración lo dice en una casilla. Si solo funciona en modo no verificable, la conservación y la firma son tu problema.
• «¿Esta versión concreta es la certificada?» La declaración es por versión. Si tienes un programa de 2019 sin actualizar, la declaración de la versión de 2026 no te cubre. La AEAT recomienda guardar las declaraciones de cada versión que uses.

Una consecuencia que la FAQ oficial deja clara: si el fabricante te entrega la versión adaptada y tú no la instalas, la responsabilidad es tuya. La multa por tener un programa no certificado cuando te sea exigible es de 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria); la del fabricante que lo vende sin certificar, 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema, más 1.000 € por cada copia comercializada sin declaración.

Cuándo sí compensa pagar

Sería deshonesto decir que la aplicación gratuita vale para todos. Estos son los casos claros en los que un programa de pago se amortiza el primer mes:

• Vendes a público sin identificar. Bares, tiendas, peluquerías, talleres con clientes de paso: necesitas tickets, y probablemente un TPV que los emita. La aplicación no los hace.
• Trabajas con presupuesto previo. Talleres, reformas, instaladores, diseñadores: presupuesto, albarán, factura. Repetirlo tres veces a mano es tirar horas.
• Tienes stock que controlar o varias personas facturando a la vez. La aplicación es un usuario, un NIF, una lista de productos sin inventario.
• Tu asesoría te lo pide. Si su programa te sale gratis dentro de la cuota que ya pagas, es la mejor opción de todas: gratis para ti y con la contabilidad conectada.
• Eres una sociedad con volumen. A partir de enero de 2027 estás obligado y, con cientos de facturas al mes, lo que necesitas es integración con tu gestión, no una web de la sede.

Entre lo gratis oficial y lo de pago hay una franja intermedia: versiones gratuitas de programas comerciales. A 4 de septiembre de 2026, en sus propias webs, Contasimple ofrece un plan a 0 € con 12 documentos al año y declaración responsable publicada; Alegra, 10 facturas al mes sin coste; FacturaScripts es software libre con un complemento Verifactu gratuito; y FacturaDirecta tiene un plan gratis hasta 10 clientes. Antes de elegir uno, comprueba dos cosas que sus webs no siempre dejan claras: que la versión gratuita incluye el envío VERI*FACTU y no solo la de pago, y que la declaración responsable está dentro del programa. Y ten presente que «gratis hasta X facturas» es una puerta de entrada a la suscripción, no un regalo.

El coste de un programa de pago para un negocio pequeño suele estar entre lo que cuesta un café al día y una cuota de plataforma. Si el problema de tu negocio es que no llegan clientes, y no cómo facturarles, ese dinero rinde más en otro sitio: mis precios de webs y sistemas están publicados para que compares.

Si facturas en Word, Excel o a mano

Eres el perfil más numeroso y el más desatendido, así que aquí va lo que dice la FAQ oficial de la AEAT, actualizada en julio de 2026, y no lo que dicen los anuncios.

Talonario o factura a mano. «No le afectaría el reglamento porque no utiliza ningún sistema informático de facturación». Puedes seguir así en 2027. Nadie te obliga a comprar nada.

Word o Excel usados como plantilla. Tampoco te afecta si los usas «exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedir e imprimir las facturas y conservar la información». La línea roja está en procesar: si la hoja de cálculo genera los libros registro de IVA o de IRPF, lleva la contabilidad, o tiene una macro que produce el libro de facturas, la AEAT la considera un sistema informático de facturación, y entonces sí tiene que cumplir el reglamento (cosa que un Excel no puede hacer). La propia FAQ avisa de que Hacienda «podrá verificar» si tu hoja cumple los criterios de un sistema informático.

La regla que casi nadie cuenta: no puedes mezclar. «No es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un sistema informático y parte de forma manual»: si usas cualquier programa para alguna factura, toda tu facturación tiene que ser informática y adaptada. Es o todo a mano, o todo con sistema.

Mi consejo para este perfil, sin prisa y sin miedo: si facturas a clientes identificados, prueba la aplicación de la AEAT ahora que es periodo de pruebas y no hay obligación. Si en junio de 2027 te vale, te has ahorrado un programa; si no, sabrás exactamente qué te falta y comprarás con criterio en vez de con pánico. Y si tienes empleados o una sociedad, mira el resto de fechas que te tocan en qué cambia en 2027 para autónomos y negocios locales; la cuota, que es la otra pregunta de moda, está en cuota de autónomos 2027.

Preguntas frecuentes sobre facturar gratis con Verifactu

¿Hay algún programa de facturación gratis adaptado a Verifactu?

Sí, y es oficial: la aplicación de facturación de la Agencia Tributaria, disponible en su sede electrónica desde octubre de 2025 con Cl@ve, certificado o DNI electrónico. Emite facturas completas y rectificativas con código QR, las envía automáticamente a la AEAT y no tiene límite de facturas. No emite tickets ni exporta los registros a otro programa.

¿La aplicación de la AEAT tiene límite de facturas?

No. Su ayuda oficial lo dice literalmente: «no existe límite de facturas, ni anual, ni mensual, ni semanal». Sus límites son de otro tipo: todas las facturas deben llevar destinatario (no hay facturas simplificadas), no admite varios destinatarios ni los regímenes especiales de bienes usados, agencias de viajes y grupos de entidades, y no exporta registros a otro sistema.

¿Puedo hacer tickets con la aplicación gratuita de la AEAT?

No. La ayuda oficial indica que «todas las facturas deben incluir obligatoriamente un destinatario, por lo que no es posible emitir facturas simplificadas». Si tu negocio cobra a clientes sin identificar, como un bar o una tienda, necesitas un programa o un TPV que emita facturas simplificadas adaptadas.

¿Existe una lista oficial de programas homologados para Verifactu?

No. La AEAT no publica ningún listado ni registro de software homologado. El modelo del reglamento es la declaración responsable del fabricante, que debe estar visible dentro del propio programa en cada versión y entregarse al cliente al comprarlo. Puedes exigirla a tu proveedor: el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 te da ese derecho.

¿Qué diferencia hay entre el modo Verifactu y el modo no verificable?

En el modo Verifactu el programa envía cada registro de facturación a la AEAT al instante y, a cambio, no tienes que firmar electrónicamente los registros ni Hacienda puede requerirte copia. En el modo no verificable no se envía nada, pero el programa debe firmar y encadenar cada registro y tú debes conservarlos y aportarlos si te los piden. Para un autónomo pequeño, el modo con envío es el que menos obligaciones deja.

¿Puedo seguir facturando con Word o Excel en 2027?

Sí, siempre que los uses solo para rellenar, imprimir y guardar las facturas, según la FAQ de la AEAT. Si la hoja de cálculo genera los libros registro, lleva la contabilidad o usa macros para producir el libro de facturas, se considera un sistema informático de facturación y tendría que cumplir el reglamento. Y no se puede mezclar: o toda la facturación es manual, o toda es con un sistema adaptado.

¿Es obligatorio ya tener un programa Verifactu?

No. Las sociedades deben tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos antes del 1 de julio de 2027, según el Real Decreto-ley 15/2025. A septiembre de 2026 estamos en el periodo de pruebas: puedes usar la aplicación gratuita de la AEAT o cualquier otro programa sin que exista obligación. Las fechas de 2026 que todavía circulan están derogadas.