Registro de Jornada: Qué Te Obliga Hoy (y Qué No) si Tienes Empleados
La respuesta directa: sí, ya estás obligado a llevar el registro de jornada, y lo estás desde el 12 de mayo de 2019. Lo que está en el aire — el famoso decreto del fichaje digital — es cómo tendrás que llevarlo en el futuro, no si tienes que llevarlo. Hoy la ley exige registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada empleado, guardarlo 4 años y enseñárselo a la Inspección si lo pide. El papel vale. El pánico, no.
Quién está obligado y quién no
La regla general del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es simple: si hay relación laboral, hay registro. Las excepciones son pocas y concretas — y salen de la guía oficial del Ministerio de Trabajo, no de mi opinión:
| Tu caso | ¿Registro obligatorio? |
|---|---|
| Autónomo sin empleados | No. Tu propia jornada no se registra: el art. 34.9 solo aplica a relaciones laborales |
| Autónomo con un solo empleado | Sí. Desde el primer trabajador, sin mínimo de plantilla |
| Pyme de cualquier tamaño | Sí, para toda la plantilla, esté en el local o teletrabajando |
| Trabajadores a tiempo parcial | Sí, con obligación reforzada: totalización mensual y entrega de copia del resumen al trabajador con la nómina (art. 12.4.c ET) |
| Personal de alta dirección (art. 2.1.a ET, RD 1382/1985) | Excluido. Ojo: un encargado o mando intermedio no es alta dirección y sí registra |
| Socios o administradores sin relación laboral, socios de cooperativas | Excluidos: sin relación laboral no hay art. 34.9 |
| Relaciones laborales especiales (empleadas de hogar, etc.) | Se rigen por su normativa específica; consúltalo para cada caso |
Verificado el 2 de septiembre de 2026 sobre el texto consolidado del Estatuto de los Trabajadores (BOE) y la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo.
¿Vale el papel? ¿Vale el Excel?
Hoy, sí. La guía oficial del Ministerio lo dice con estas palabras: será válido «cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático», siempre que proporcione «información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori». Es decir: la ley vigente no exige app, ni huella, ni reloj de fichar. Exige fiabilidad.
Y ahí está la trampa en la que caen muchos negocios pequeños: el problema casi nunca es el formato, sino el uso. Una plantilla de papel firmada cada día por el trabajador, con su hora de entrada y de salida, cumple. Esa misma plantilla rellenada de una sentada el día 30, con horarios idénticos de lunes a viernes, es exactamente lo que la Inspección sabe detectar — y no cumple, se haga en papel, en Excel o en la app más cara del mercado. Tampoco cumple el cuadrante de turnos: el cuadrante dice lo que debería pasar; el registro, lo que ha pasado.
Qué debe contener y cuánto tiempo se guarda
- Registro diario, trabajador a trabajador, con el «horario concreto de inicio y finalización de la jornada». No valen totales semanales ni medias.
- Conservación durante 4 años. Si la Inspección entra hoy, puede pedirte el registro de 2023.
- A disposición de tres partes: los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. En una visita, hay que poder enseñarlo en el momento.
- Cómo se organiza se pacta: por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores.
- Horas extraordinarias: llevan su propio registro y comunicación (art. 35.5 ET); el registro diario es además la prueba de si existen o no.
Qué mira la Inspección y cuánto cuesta no tenerlo
No llevar el registro (o llevarlo de mentira) es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS. Las multas, en su redacción vigente:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
Verificado el 2 de septiembre de 2026 en el art. 40.1.b) de la LISOS, texto consolidado del BOE (cuantías actualizadas por la Ley 10/2021).
Dos aclaraciones que ahorran disgustos y ventas por miedo. Una: hoy la multa es por empresa, no por trabajador; los titulares de «10.000 € por empleado» salen del proyecto de ley que el Congreso rechazó en septiembre de 2025, que no está en vigor — y el decreto en tramitación no puede subir las multas, porque las sanciones solo se cambian por ley. Dos: además de la multa, un registro inexistente juega en tu contra en cualquier reclamación de horas extra: sin registro, la versión que cuenta suele ser la del trabajador.
Cómo cumplir esta semana, sin comprar nada
Monta la hoja de registro
Una plantilla por trabajador y mes: fecha, hora de entrada, hora de salida, pausas si las descontáis, y firma diaria del trabajador. En papel o en una hoja de cálculo que nadie pueda reescribir después (guarda PDF mensual firmado, por ejemplo).
Decide y documenta cómo lo organizáis
Si no hay convenio ni representantes, deja por escrito la decisión y coméntala con la plantilla. Si tienes empleados a tiempo parcial, añade la totalización mensual y entrégales copia con la nómina.
Archiva 4 años y no lo dejes morir
Una carpeta por año, física o digital. El registro que se abandona en marzo es el que aparece en la visita de la Inspección de noviembre.
Lo que este artículo no es
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
¿Es legal llevar el registro horario en papel o en Excel?
Sí, hoy sí. La guía oficial del Ministerio de Trabajo dice que vale cualquier sistema, en soporte papel o telemático, que proporcione información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. La clave no es el formato sino la fiabilidad: una hoja rellenada de golpe a final de mes no cumple, se lleve en papel o en Excel. La obligación de que sea digital solo existirá si se aprueba el Real Decreto que sigue en tramitación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro horario?
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante ese tiempo debe permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En una visita de la Inspección tienes que poder enseñarlo en el momento.
Soy autónomo con un solo empleado: ¿estoy obligado?
Sí. La obligación es de la empresa desde el primer trabajador por cuenta ajena, sin mínimo de plantilla. Quien no tiene obligación es el autónomo respecto de sí mismo: tu propia jornada no se registra, la de tu empleado sí, incluida la de los contratos a tiempo parcial.
¿Cuál es la multa por no llevar el registro de jornada?
Es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS: de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. Hoy la multa es única por empresa, no por trabajador: la sanción de hasta 10.000 euros por trabajador iba en el proyecto de ley que el Congreso rechazó en septiembre de 2025 y no está en vigor.
¿Tengo que darle el registro al trabajador si me lo pide?
El registro debe estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes, y en la práctica eso significa poder consultarlo. En los contratos a tiempo parcial la obligación es mayor: hay que totalizar las horas cada mes y entregar al trabajador copia del resumen mensual junto con la nómina.
Sigue leyendo