CRM para WhatsApp en pymes: app Business o API oficial, qué cobra Meta y cuándo compensa un CRM a medida
¿Lo vemos con tus números? Diagnóstico gratis de 15 minutos: te decimos qué programa te conviene y cuánto costaría.
RESPUESTA CORTA
Si atendéis una o dos personas, la app WhatsApp Business con etiquetas basta. Si sois un equipo, queréis el historial junto a cada cliente o automatizar avisos, necesitas la API oficial conectada a un CRM. Contestar a quien te escribe es gratis; Meta cobra por mensaje de plantilla, sobre todo los de marketing.
En muchas pymes, WhatsApp es el canal de ventas principal… y el más desordenado: conversaciones en el móvil del jefe, presupuestos que nadie sigue y clientes que escriben a tres personas distintas. Esta guía explica cómo pasar de ahí a un CRM, cuánto cuesta y qué opciones hay.
App WhatsApp Business o API oficial
| App WhatsApp Business | Plataforma oficial (API) | |
|---|---|---|
| Coste | Gratis | Mensajes de plantilla de pago + proveedor o desarrollo |
| Equipo | Pensada para pocas personas | Varios agentes en el mismo número, con asignación |
| Conexión con CRM | No oficial | ✅ Sí |
| Automatizaciones | Mensajes de bienvenida, ausencia y respuestas rápidas | Avisos de citas, presupuestos, pedidos y chatbots |
| Para quién | Autónomos y negocios pequeños | Pymes con equipo comercial o de atención |
Qué cobra Meta (y qué es gratis)
Desde el 1 de julio de 2025, la plataforma de WhatsApp Business cobra por mensaje de plantilla entregado, según la documentación oficial de Meta consultada el 30 de septiembre de 2026:
- Plantillas de marketing (promociones, novedades, reactivación): se cobran siempre.
- Plantillas de utilidad (confirmación de cita, aviso de pedido, presupuesto enviado): gratis dentro de la ventana de atención al cliente, que abre el propio cliente al escribirte; fuera de ella, de pago.
- Respuestas normales (texto, fotos, documentos) dentro de la ventana abierta: gratis.
- Si el cliente llega desde un anuncio de clic a WhatsApp, todos los mensajes son gratis durante 72 horas.
La tarifa depende del país del destinatario y baja con el volumen. En la práctica, una pyme que sobre todo responde a quien le escribe paga poco o nada a Meta; lo que cuesta dinero son las campañas.
Qué debe tener un buen CRM para WhatsApp
Bandeja compartida
Todas las conversaciones del número de empresa, asignadas a una persona, con estado (nuevo, en curso, cerrado).
Ficha del cliente
Historial de WhatsApp, emails, presupuestos y pedidos en el mismo sitio, aunque cambie quien atiende.
Embudo y seguimientos
Cada oportunidad en su etapa y un aviso cuando un presupuesto lleva días sin respuesta.
Plantillas y consentimiento
Plantillas aprobadas para avisos y registro de quién ha aceptado recibir mensajes: sin consentimiento no hay campañas.
Conexión con tu gestión
Que el pedido, la cita o la factura se creen desde la conversación, sin volver a teclear.
CRM estándar o a medida
Un CRM estándar con integración de WhatsApp es la vía rápida si tu venta es sencilla y sois pocos; suele cobrarse por usuario y al mes, más el acceso a WhatsApp. Un CRM a medida compensa cuando tu embudo es propio (visitas, mediciones, presupuestos por fases, reservas), cuando necesitas conectarlo con tu programa de gestión o cuando el equipo crece y la cuota por usuario se dispara. Te lo contamos en el CRM a medida para pymes (de 1.500 a 3.500 € un CRM esencial y de 3.500 a 9.000 € uno completo, + IVA, orientativo).
Si lo que quieres es que WhatsApp conteste solo preguntas frecuentes o reservas, mira también cuánto cuesta un chatbot de WhatsApp para tu negocio.
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Cuéntanos qué te está costando tiempo o dinero y te decimos, con números, qué programa tendría sentido para tu empresa y cuánto costaría.
- Una llamada de 15 a 30 minutos para entender cómo trabajáis hoy (Excel, papel, un programa que se queda corto).
- Un informe de una página con lo que conviene construir primero, lo que no merece la pena y un rango de precio orientativo.
- Sin compromiso: si no encaja, te quedas con el diagnóstico y ya sabes qué pedir a quien sea.
¿Prefieres hablar ya? Llama al 623 736 837 o escribe por WhatsApp.
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Historial de actualizaciones
- 30 de septiembre de 2026 — Primera publicación. Modelo de precios de Meta revisado ese día en su documentación oficial.
Preguntas frecuentes sobre CRM para WhatsApp
¿Qué es un CRM para WhatsApp?
Un programa que guarda las conversaciones de WhatsApp de tu empresa junto a la ficha de cada cliente, permite que varias personas atiendan el mismo número, asigna conversaciones, programa seguimientos y envía avisos (presupuestos, citas, pedidos) sin depender del móvil de nadie.
¿Sirve la app WhatsApp Business para un CRM?
Para un negocio pequeño con una o dos personas atendiendo, la app gratuita con etiquetas y respuestas rápidas suele bastar. Para conectar WhatsApp a un CRM, repartir conversaciones entre un equipo o automatizar avisos hace falta la plataforma oficial de WhatsApp Business (la API).
¿Cuánto cobra Meta por los mensajes de WhatsApp?
Desde el 1 de julio de 2025 Meta cobra por mensaje de plantilla entregado. Los de marketing se cobran siempre; los de utilidad (confirmaciones, avisos de pedido) son gratis si se envían dentro de la ventana de atención al cliente abierta por el propio cliente; y las respuestas normales dentro de esa ventana también son gratis. La tarifa depende del país del destinatario: consulta la tabla oficial de Meta.
¿Puedo enviar mensajes masivos por WhatsApp a mis clientes?
Solo con plantillas aprobadas por Meta y a personas que hayan aceptado recibir mensajes tuyos por WhatsApp. Enviar promociones a quien no lo ha pedido puede acabar en bloqueos del número, además de incumplir la normativa de comunicaciones comerciales y de protección de datos.
¿Cuánto cuesta un CRM a medida con WhatsApp?
Con nuestros precios orientativos, sin IVA: un CRM esencial de 1.500 a 3.500 € y uno completo, con embudo, presupuestos, WhatsApp y automatizaciones, de 3.500 a 9.000 €. A eso se suman los mensajes de pago que cobre Meta y, si se usa, el proveedor de acceso a la API.
¿CRM estándar o a medida para WhatsApp?
Si tu proceso de venta es sencillo y sois pocos, un CRM estándar con integración de WhatsApp es lo más rápido. A medida compensa cuando el embudo es propio (presupuestos por fases, visitas, obras, reservas), cuando necesitas conectarlo con tu programa de gestión o cuando la cuota por usuario se dispara.