Plantilla de factura para autónomos gratis: Excel, Word y PDF
RESPUESTA CORTA
Descarga gratis la plantilla en Excel: escribes los conceptos y calcula sola el IVA (21, 10 o 4 %), el recargo de equivalencia y la retención de IRPF (15 o 7 %). También la tienes en Word y en PDF para rellenar a mano. Lleva todos los datos que exige el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012. Y sí: con Verifactu puedes seguir facturando con Excel o Word mientras no uses un programa de facturación.
Sin registro y sin pedirte el correo. Funciona en Excel, LibreOffice y Google Sheets. No es asesoramiento fiscal: si tienes un caso especial (operaciones con el extranjero, régimen especial, subvenciones), consúltalo con tu asesoría.
Así queda una factura hecha con la plantilla
Un ejemplo con datos inventados: una ingeniera técnica que factura a una empresa un proyecto de 650 € y dos visitas de 45 €. Todo al 21 % de IVA y con la retención del 15 % porque es una actividad profesional y el cliente es una empresa.
| Cálculo | Importe |
|---|---|
| Base imponible (650 + 2 × 45) | 740,00 € |
| + IVA al 21 % | 155,40 € |
| − Retención de IRPF al 15 % (sobre la base) | −111,00 € |
| Total a pagar | 784,40 € |
La retención se calcula sobre la base, nunca sobre el total con IVA. Si quieres ver cuánto te tocará pagar después en el modelo 130 con esas facturas, usa la calculadora del IRPF del autónomo.
Qué datos tiene que llevar una factura
El Real Decreto 1619/2012 (artículo 6) fija el contenido de una factura completa. La plantilla tiene un hueco para cada uno:
- Número y serie. Correlativos y sin saltos.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del cliente: lo mismo. Si es un particular y la factura es simplificada, no hacen falta.
- Descripción de lo que vendes o del servicio, con la cantidad y el precio unitario sin IVA (y el descuento, si lo hay).
- Base imponible, tipo de IVA y cuota, separados por tipo si mezclas varios.
- Menciones cuando procedan: «Operación exenta» con el artículo que la ampara, «Inversión del sujeto pasivo» o «Régimen especial del criterio de caja».
La retención de IRPF y la forma de pago no son datos obligatorios del reglamento de facturación, pero la retención hay que aplicarla cuando toca y la forma de pago evita retrasos en el cobro.
Cómo rellenar la plantilla de Excel paso a paso
Tus datos, una sola vez
Escribe tu nombre, NIF y domicilio en el bloque «Emisor» y guarda el archivo como tu modelo. Para cada factura nueva, haz una copia.
Número, fecha y cliente
Pon el siguiente número de tu serie, la fecha y los datos del cliente. La fecha de operación solo si es distinta de la de expedición.
Las líneas
Concepto, cantidad, precio sin IVA, descuento si lo hay y tipo de IVA (eliges 21, 10, 4 o 0 en la lista). Si te olvidas del IVA en una línea con importe, la plantilla te avisa.
Recargo y retención
Marca «Sí» en recargo de equivalencia solo si el cliente es un comercio minorista en ese régimen (5,2 %, 1,4 % o 0,5 % según el IVA). Elige retención del 15 % o del 7 % si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo; si no, déjala en 0.
Guarda en PDF y envíala
Exporta la factura a PDF (Archivo → Guardar como → PDF) y envíala. Guarda el Excel y el PDF en una carpeta por año.
Las fórmulas son estándar y las hemos comprobado con el ejemplo de arriba y con líneas a distintos tipos de IVA. La hoja «Instrucciones» del archivo repite estos pasos.
Factura completa o simplificada
| Tipo | Cuándo se usa |
|---|---|
| Completa (la de esta plantilla) | Siempre vale. Es obligatoria si el cliente es una empresa o un autónomo que te la pide, y por encima de los límites de la simplificada. |
| Simplificada (el antiguo «ticket») | Hasta 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en ventas al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías y otros sectores del artículo 4 del reglamento. No necesita los datos del cliente. |
| Rectificativa | Para corregir una factura ya emitida (un error, una devolución, un descuento posterior). Va en una serie propia e indica qué factura corrige. |
Retención de IRPF: 15 %, 7 % o nada
| Tu caso | Retención |
|---|---|
| Profesional que factura a una empresa o a otro autónomo | 15 % de la base |
| Profesional en el año de alta y los dos siguientes (si no lo has sido en el año anterior) | 7 %, avisando al cliente por escrito |
| Factura a un particular | Sin retención |
| Actividad empresarial (comercio, hostelería, la mayoría de oficios) | Normalmente sin retención |
Lo tienes explicado con más casos en la retención de IRPF en la factura del autónomo.
Numeración, plazos y cuánto guardarlas
- Numeración: correlativa dentro de cada serie, sin huecos. Un formato sencillo es año + número: 2026-001, 2026-002… Las rectificativas, en su propia serie (R-2026-001).
- Plazo: si el cliente es una empresa o un autónomo, antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Si es un particular, en el momento.
- Conservación: como mínimo cuatro años, las emitidas y las recibidas. Anótalas en tu libro registro de ingresos y gastos.
¿Y Verifactu? Excel y Word siguen valiendo
Verifactu obliga a que los programas de facturación registren cada factura de forma que no se pueda alterar. Las fechas: el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos (lo tienes en Verifactu para autónomos: fechas).
Según las preguntas frecuentes de la AEAT, un Excel o un Word usados solo para escribir, expedir, imprimir y guardar las facturas no son un programa de facturación y no tienen que cumplir Verifactu. La línea roja está en que la hoja genere los libros registro, lleve la contabilidad o tenga macros que registren las facturas. Esta plantilla solo calcula los importes de cada factura: no tiene macros ni libros. Dos avisos:
- No mezcles: si haces alguna factura con un programa, todas tienen que hacerse con un sistema adaptado. O todo con plantilla, o todo con programa.
- La factura electrónica entre empresas es otra obligación distinta, con su propio calendario. La diferencia está en factura electrónica y Verifactu: diferencias.
Cuando la plantilla se te queda corta
Si haces muchas facturas al mes y cada una repite datos que ya tienes en un presupuesto, un parte de trabajo o un albarán, lo que te ahorra tiempo es que la factura salga sola de ahí. Tienes dos caminos: la aplicación gratuita de la AEAT o un programa estándar, o una facturación a medida dentro de tu programa de gestión, preparada para cumplir Verifactu. Lo habitual, según proyecto, es entre 600 y 1.500 € + IVA, con presupuesto cerrado antes de empezar.
Historial de actualizaciones
- 5 de octubre de 2026 — Primera publicación, con la plantilla en Excel, Word y PDF.
Preguntas frecuentes sobre la factura del autónomo
¿Qué datos son obligatorios en una factura de autónomo?
Número y, si la usas, serie; fecha de expedición; nombre o razón social, NIF y domicilio tuyos y del cliente; descripción de lo que facturas; base imponible, tipo de IVA y cuota; fecha de la operación si es distinta de la de expedición, y las menciones que procedan (exención, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja). Lo dice el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012.
¿Cuándo puedo hacer una factura simplificada?
Cuando el importe no pasa de 400 € con IVA incluido, o de 3.000 € en algunos sectores (venta al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías y otros que enumera el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012). Si el cliente es una empresa o un autónomo y te pide factura completa con sus datos, tienes que hacérsela.
¿Tengo que poner retención de IRPF en mis facturas?
Si eres profesional (abogado, diseñador, arquitecto, consultor…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, sí: el 15 %, o el 7 % el año en que empiezas la actividad y los dos siguientes. A particulares no se aplica retención. La mayoría de actividades empresariales (comercio, hostelería, oficios) no llevan retención.
¿Cómo se numeran las facturas?
De forma correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni números repetidos. Puedes usar series distintas (por año, por tienda…), y las facturas rectificativas tienen que ir en una serie propia. Un formato muy usado es 2026-001, 2026-002…
¿Cuál es el plazo para hacer una factura?
Si el cliente es una empresa o un autónomo, antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Si es un particular, en el momento de la operación.
¿Puedo seguir facturando con Excel o Word con Verifactu?
Sí. Según las preguntas frecuentes de la AEAT, una hoja de cálculo o un procesador de textos usados solo para escribir, expedir, imprimir y guardar las facturas no son un sistema informático de facturación, así que no tienen que cumplir Verifactu. Deja de ser así si la hoja genera los libros registro, lleva la contabilidad o tiene macros que registran las facturas. Y no se puede mezclar: si haces alguna factura con un programa, todas tienen que hacerse con un sistema adaptado.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Como mínimo cuatro años, que es el plazo de prescripción de Hacienda (artículo 66 de la Ley General Tributaria). Si llevas contabilidad conforme al Código de Comercio, el plazo es de seis años. Guarda tanto las que emites como las que recibes.