Plantilla de presupuesto gratis para autónomos: Excel, Word y PDF
RESPUESTA CORTA
Descarga gratis la plantilla de presupuesto en Excel: escribes las partidas y calcula sola el IVA, el total, la fecha hasta la que vale y el anticipo. También la tienes en Word y en PDF, en una sola página. Cuando el cliente lo acepta, el presupuesto es un contrato, así que deja claro qué incluye y qué no. El anticipo se factura cuando lo cobras, y Verifactu no afecta a los presupuestos.
Sin registro y sin pedirte el correo. Funciona en Excel, LibreOffice y Google Sheets. El Word lo rellenas en el ordenador y el PDF es para imprimir y rellenar a mano; los dos caben en una página. No es asesoramiento legal: si tu sector tiene normas propias, consúltalas con tu asociación o tu asesoría.
Así queda un presupuesto hecho con la plantilla
Un ejemplo con datos inventados: un pintor de Puerto de Mazarrón presupuesta pintar la sala y los aseos de una cafetería de Mazarrón. Tres partidas: 120 m² de pintura plástica a 6,50 € el metro, el lijado y masillado de grietas por 150 € y la protección de suelos y mobiliario por 60 €. Todo al 21 % de IVA, con un anticipo del 30 % al aceptar.
| Cálculo | Importe |
|---|---|
| Base imponible (780 + 150 + 60) | 990,00 € |
| + IVA al 21 % | 207,90 € |
| Total del presupuesto | 1.197,90 € |
| Anticipo al aceptar (30 % del total) | 359,37 € |
| Resto al terminar | 838,53 € |
Si mezclas tipos de IVA, el Excel separa la base y el IVA de cada tipo. En el Word y en el PDF, añade una línea de IVA por cada tipo.
Qué debe llevar un presupuesto
Para las facturas hay una lista oficial de datos obligatorios. Para los presupuestos no hay una lista única que valga para todos los oficios, aunque algunos sectores tienen normas propias, estatales o de tu comunidad autónoma. Si el tuyo es uno de ellos, compruébala con tu asociación o tu asesoría. En general, un buen presupuesto lleva:
- Número y fecha. Con una serie propia, distinta de la de las facturas: P-2026-001, P-2026-002…
- Tus datos: nombre o razón social, NIF, domicilio y contacto.
- Los datos del cliente: nombre, NIF, domicilio y contacto.
- Qué trabajo se hace y dónde, con el detalle suficiente para que no haya dudas.
- Las partidas: concepto, cantidad, precio unitario sin IVA y descuento si lo hay.
- Base imponible, IVA y total, separados por tipo si mezclas varios.
- Validez: hasta qué fecha mantienes el precio.
- Condiciones: plazo de ejecución, forma de pago, anticipo, qué incluye y qué no, y garantía.
- Aceptación: nombre, NIF, fecha y firma del cliente.
La plantilla tiene un hueco para cada uno.
Cómo rellenar la plantilla de Excel paso a paso
Tus datos, una sola vez
Escribe tu nombre o razón social, NIF, domicilio, teléfono y correo en el bloque «Emisor» y guarda el archivo como tu modelo. Para cada presupuesto nuevo, haz una copia con su número.
Cliente, fecha y validez
Pon el número del presupuesto, la fecha y los datos del cliente. En «Validez (días)» vienen 30; cámbialo si quieres. La fecha de «Válido hasta» se calcula sola.
El trabajo y las partidas
Describe el trabajo y el lugar. Después, una línea por concepto: cantidad, precio unitario sin IVA, descuento si lo hay y tipo de IVA (eliges 21, 10, 4 o 0 en la lista). Si una línea con importe no tiene IVA, la plantilla te avisa.
Anticipo y condiciones
Si pides un anticipo, escribe el porcentaje: el importe y lo que queda al terminar salen solos. Si no, déjalo en blanco. Rellena el plazo de ejecución, la forma de pago, qué incluye, qué no incluye y la garantía.
Guárdalo en PDF y pide la aceptación
Exporta a PDF (Archivo → Guardar como → PDF) y envíalo. El cliente puede firmarlo en el bloque «Aceptación» o contestarte por escrito que lo acepta. El Excel se imprime en dos páginas; si lo quieres en una, usa el Word o el PDF.
Las fórmulas las hemos comprobado con el ejemplo de arriba y con líneas a distintos tipos de IVA. La hoja «Instrucciones» del archivo repite estos pasos.
¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto?
El que tú pongas. La normativa estatal no fija un plazo general, así que escríbelo siempre: sin fecha, no queda claro hasta cuándo mantienes el precio, y eso acaba en discusiones. Hay dos sectores con mínimos propios:
| Caso | Validez |
|---|---|
| En general | La que fijes. Lo habitual son 15 o 30 días. |
| Talleres de reparación de vehículos | Como mínimo 12 días hábiles (Real Decreto 1457/1986) |
| Reparación de electrodomésticos | Como mínimo 30 días, y el plazo tiene que figurar en el presupuesto (Real Decreto 58/1988, artículo 3) |
Si los materiales que usas cambian mucho de precio, un plazo corto te protege. La plantilla trae 30 días y calcula sola la fecha de «Válido hasta».
Si tu cliente es un particular: precio final con IVA
Cuando presupuestas a un consumidor, el precio que le das tiene que ser el precio final completo, con los impuestos incluidos (artículo 20 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). Un «1.000 € + IVA» a un particular da pie a malentendidos: él entiende 1.000 € y tú cobras 1.210 €.
Con empresas y autónomos, el «+ IVA» es lo habitual, porque normalmente se deducen el IVA. Lo más claro para todos es lo que hace la plantilla: base, IVA y total, cada uno en su línea, con el total bien visible.
Cuando el cliente lo acepta, es un contrato
Tu presupuesto es una oferta. Cuando el cliente la acepta, hay acuerdo sobre el trabajo y el precio, y desde ese momento existe un contrato que os obliga a los dos (artículos 1254 y 1262 del Código Civil). Por eso:
- Pide la aceptación por escrito. Lo mejor es la firma en el propio presupuesto. Si no puede ser, que te conteste por correo o por WhatsApp citando el número: «Acepto el presupuesto P-2026-014».
- Escribe lo que no incluye. Lo que no está en el presupuesto se discute después.
- Los cambios, aparte. Si el cliente pide algo nuevo a mitad de trabajo, hazle un presupuesto de ese cambio y que lo acepte antes de empezarlo.
La plantilla trae el bloque de aceptación con el nombre, el NIF, la fecha y la firma del cliente.
Precio cerrado o por medición
| Qué cambia | Precio cerrado (a tanto alzado) | Por medición (por unidades) |
|---|---|---|
| Cómo se presupuesta | Un precio por todo el trabajo | Un precio por unidad: metro cuadrado, hora, punto de luz |
| Si sube el material | No puedes subir el precio, aunque suban los materiales o los jornales (artículo 1593 del Código Civil) | El precio unitario se mantiene; el total cambia si cambian las unidades |
| Cambios que pide el cliente | Puedes cobrarlos si aumentan la obra y el cliente los autoriza: preséntaselos en un presupuesto aparte | Igual: aparte y autorizados |
| Cómo se cobra | Lo pactado: anticipo y resto, o por fases | Puedes pedir que te reciba y te pague por partes lo ya hecho (artículo 1592 del Código Civil) |
| Cuándo conviene | Trabajos bien definidos, que puedes medir antes de empezar | Cuando no sabes cuánto saldrá hasta abrir: humedades, instalaciones viejas |
El anticipo: se factura cuando lo cobras
Pedir una parte al aceptar es normal en obras y encargos, sobre todo si tienes que comprar material. Lo que mucha gente no sabe es que el anticipo se factura: el reglamento de facturación obliga a hacer factura de los pagos anticipados (artículo 2 del Real Decreto 1619/2012), y el IVA de ese anticipo se devenga cuando lo cobras (artículo 75 de la Ley 37/1992, del IVA). Es decir, lo declaras en el trimestre en que entra el dinero, aunque el trabajo se haga después.
Con el ejemplo del pintor quedan dos facturas:
| Factura | Base | IVA (21 %) | Total |
|---|---|---|---|
| Del anticipo, al aceptar | 297,00 € | 62,37 € | 359,37 € |
| Final (990 − 297 ya facturados) | 693,00 € | 145,53 € | 838,53 € |
| Suma | 990,00 € | 207,90 € | 1.197,90 € |
Calcula el anticipo de tu presupuesto
Escribe el importe sin IVA en euros, por ejemplo 990 o 1.250,50.
Total del presupuesto: 1.197,90 €
990,00 € de base + 207,90 € de IVA
Anticipo al aceptar: 359,37 €. Resto al terminar: 838,53 €.
Factura del anticipo: 297,00 € de base + 62,37 € de IVA.
El anticipo se calcula sobre el total con IVA, igual que en la plantilla de Excel.
Presupuesto, factura proforma y factura
| Documento | Qué es | ¿Tiene valor fiscal? |
|---|---|---|
| Presupuesto | Tu oferta: el trabajo, el precio y las condiciones. Aceptado, es un contrato. | No |
| Factura proforma | Un borrador o una oferta con forma de factura, para que el cliente vea cómo quedará o tramite un pago. | No. Tampoco va en tu serie de facturas. |
| Factura | El documento de la operación, con los datos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012. | Sí: es la que cuenta para el IVA y el IRPF. |
Dale a los presupuestos su propia serie (P-2026-001…) y no la mezcles con la de las facturas. Cuando el cliente acepta y haces el trabajo, la factura lleva su número de factura, y en el concepto puedes citar el presupuesto: «Según presupuesto P-2026-014».
¿Y Verifactu? No afecta a los presupuestos
Verifactu obliga a que los programas de facturación registren cada factura de forma que no se pueda alterar. Las fechas que hoy fija el BOE son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. El Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que las retrasará hasta octubre de 2028, pero a 19 de octubre de 2026 el cambio sigue sin publicarse en el BOE. Lo seguimos en Verifactu para autónomos: fechas.
Un presupuesto no es una factura, así que no genera ningún registro de Verifactu. Y esta plantilla no lleva macros ni libros: solo calcula los importes. Las facturas sí: cuando llegue la fecha, si las haces con un programa, tendrá que estar adaptado. Si las haces con una plantilla de factura en Excel o Word, según las preguntas frecuentes de la AEAT eso no es un programa de facturación.
La retención de IRPF no hace falta ponerla en el presupuesto. Si te toca, se aplica en la factura y no cambia tu precio: es un adelanto de tu IRPF que el cliente ingresa en Hacienda por ti. Lo tienes en la retención de IRPF en la factura del autónomo.
Cuando haces muchos presupuestos
Si haces varios presupuestos a la semana, lo que más tiempo te come es repetir: los mismos conceptos, los mismos precios y, cuando el cliente acepta, volver a teclearlo todo en la factura. Una herramienta de facturación guarda tu lista de precios y convierte el presupuesto aceptado en factura con un clic. Las hay de 7 a 40 € al mes, y te la dejamos montada con tus plantillas y tus precios: lo cuento en cómo automatizar presupuestos y facturas.
Si tienes un taller, el presupuesto va unido a la orden de reparación y al historial de cada vehículo: lo explico en el programa de facturación para taller mecánico.
Historial de actualizaciones
- 19 de octubre de 2026 — Primera publicación, con la plantilla en Excel, Word y PDF, un ejemplo resuelto y la calculadora del anticipo.
Preguntas frecuentes sobre los presupuestos
¿Qué tiene que llevar un presupuesto?
No hay una lista única para todos los oficios, como sí la hay para las facturas. Lo práctico es que lleve número y fecha, tus datos y los del cliente, qué trabajo se hace y dónde, las partidas con su precio, la base, el IVA y el total, hasta cuándo es válido, las condiciones (plazo, forma de pago, anticipo, qué incluye y qué no, garantía) y un espacio para que el cliente lo acepte. Algunos sectores, como los talleres de vehículos o la reparación de electrodomésticos, tienen normas propias.
¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto?
El que pongas en él. Lo habitual son 15 o 30 días, y conviene escribirlo siempre. Hay sectores con mínimos propios: en los talleres de vehículos, al menos 12 días hábiles (Real Decreto 1457/1986), y en la reparación de electrodomésticos, al menos 30 días (Real Decreto 58/1988).
¿Un presupuesto aceptado es un contrato?
Sí. Cuando el cliente acepta tu oferta hay acuerdo sobre el trabajo y el precio, y el contrato existe desde ese momento (artículos 1254 y 1262 del Código Civil). Por eso conviene que la aceptación quede por escrito: firmada en el propio presupuesto o en un correo o un WhatsApp que lo identifique por su número.
¿Puedo cobrar más de lo presupuestado?
Depende de cómo lo presupuestaste. Si diste un precio cerrado por toda la obra, no puedes subirlo aunque suban los materiales o los jornales; solo puedes cobrar más por cambios que aumenten la obra y que el cliente haya autorizado (artículo 1593 del Código Civil). Si presupuestaste por medición o por unidades, se cobra lo que de verdad se mida, al precio unitario acordado. Los trabajos nuevos que pida el cliente se presupuestan aparte.
¿El presupuesto tiene que llevar el IVA?
Si el cliente es un particular, sí: tienes que darle el precio final completo, con los impuestos incluidos (artículo 20 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). Con empresas y autónomos es habitual poner la base y «más IVA», aunque lo más claro es desglosar la base, el IVA y el total, como hace la plantilla.
¿Se puede cobrar por hacer un presupuesto?
En general, sí, siempre que se lo digas al cliente antes de hacerlo y él lo acepte; lo prudente es que quede por escrito. Algunos sectores tienen reglas propias: en la reparación de electrodomésticos, la elaboración del presupuesto solo se puede cobrar si el cliente lo pidió y después no lo acepta, y con un límite (artículo 3 del Real Decreto 58/1988). Muchos profesionales lo descuentan del precio si el cliente acepta.
¿Cómo se factura el anticipo?
Con una factura cuando lo cobras, con su IVA, que se declara en el trimestre del cobro (artículo 2 del Real Decreto 1619/2012 y artículo 75 de la Ley del IVA). Al terminar, haces la factura final por el resto y descuentas lo que ya facturaste como anticipo.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto, factura proforma y factura?
El presupuesto es tu oferta: describe el trabajo, el precio y las condiciones, y cuando el cliente lo acepta es un contrato. La factura proforma es un borrador o una oferta con forma de factura, sin valor fiscal, y no va en tu serie de facturas. La factura es el documento fiscal de la operación, con los datos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, y es la que cuenta para el IVA y el IRPF.
¿Tengo que adaptar mis presupuestos a Verifactu?
No. Verifactu se aplica a las facturas: un presupuesto no es una factura y no genera ningún registro de facturación. Lo que tendrá que cumplir Verifactu, cuando llegue la fecha, es el programa con el que hagas las facturas, si usas uno.