Libro registro de ingresos y gastos del autónomo: qué libros llevar, qué datos exige Hacienda y plantilla Excel gratis
OBLIGATORIO, PERO NO SE PRESENTA
Si estás en estimación directa, llevas al menos tres libros (cuatro si eres profesional). No se entregan a Hacienda: se guardan y se enseñan si te los piden. Puedes llevarlos en Excel.
La respuesta directa: el libro registro es la lista ordenada de tus facturas emitidas, tus gastos y tus bienes de inversión, con unos datos mínimos que fija la Orden HAC/773/2019. Es lo que usa tu gestor para hacer el 303 y el 130, y lo primero que te pide Hacienda si revisa tu declaración.
En casi todos los negocios que conozco lo lleva el gestor con lo que el autónomo le manda en una carpeta cada trimestre. Funciona, pero el libro es tuyo y la multa también. Aquí tienes qué exige la norma, una plantilla Excel lista para usar y lo que cambia cuando llegue Verifactu.
Qué libros te tocan según tu régimen
| Tu caso | Ingresos | Gastos | Bienes de inversión | Provisiones y suplidos |
|---|---|---|---|---|
| Empresario en estimación directa simplificada (comercio, hostelería, taller) | Sí | Sí | Sí | No |
| Profesional en estimación directa (asesor, diseñador, fisio) | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Empresario en directa normal con actividad mercantil | Contabilidad según el Código de Comercio | |||
| Módulos (estimación objetiva) | Solo agrícolas, ganaderas y forestales | No (guardar facturas recibidas) | Si deduces amortizaciones | No |
Orden HAC/773/2019, de 28 de junio (BOE-A-2019-10487), y páginas de obligaciones contables y registrales de la sede de la Agencia Tributaria para actividades empresariales, profesionales y en estimación objetiva. Verificado el 29 de septiembre de 2026.
Los libros del IRPF sirven también para el IVA si incluyen sus datos, así que no hace falta duplicarlos. En módulos hay que conservar también las facturas emitidas numeradas y agrupadas por trimestres.
Qué datos debe tener cada anotación
Libro de ventas e ingresos (artículo 2 de la orden): número y serie de la factura, fecha de expedición, fecha de la operación si es distinta, nombre y NIF del cliente, concepto, base imponible, tipo y cuota de IVA y, si la hay, la retención.
Libro de compras y gastos: fecha, número de la factura del proveedor, un número de orden tuyo, nombre y NIF del proveedor, concepto, base, tipo y cuota de IVA y si esa cuota es deducible. Bienes de inversión: la fecha de compra, el bien, su valor y la amortización de cada año. Provisiones de fondos y suplidos: lo que un profesional cobra o paga por cuenta de su cliente (tasas, registros).
- En orden cronológico, en euros y sin tachaduras.
- Con totales por trimestre y por año.
- Anotado antes de que acabe el plazo del pago fraccionado del trimestre.
Plantilla Excel gratis
He preparado una plantilla con tres hojas: Ingresos, Gastos y un Resumen por trimestre que suma solo la base, el IVA repercutido y soportado, las retenciones y el rendimiento. Solo rellenas las columnas en blanco; las grises se calculan. Sigue los campos de la Orden HAC/773/2019.
La Agencia Tributaria publica su propio formato tipo en XLSX y CSV. No es obligatorio usarlo, pero es el formato en el que te pedirán los libros si hay un requerimiento, así que conviene que tu gestor o tu programa puedan exportar a él.
Excel y Verifactu: lo que dice Hacienda
Desde el 1 de julio de 2027 los autónomos que facturen con un programa informático tendrán que usar uno adaptado a Verifactu (Real Decreto-ley 15/2025). La duda del Excel la resuelve la propia Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes, y el matiz es importante:
| Uso de la hoja de cálculo | ¿Le afecta el reglamento de Verifactu? |
|---|---|
| Escribir, imprimir y guardar tus facturas en Excel o Word | NO |
| Llevar el libro registro en Excel, anotando las facturas a mano | NO |
| Una hoja que emite las facturas y además genera sola el libro registro (por ejemplo, con una macro) | SÍ: es un sistema de facturación |
Preguntas frecuentes de Verifactu de la Agencia Tributaria (cuestiones generales y ámbito de aplicación) y nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación. Verificado el 29 de septiembre de 2026.
Verifactu no sustituye al libro registro: son dos obligaciones distintas. La plantilla de esta página es solo un libro registro (no emite facturas), así que puedes usarla también después de julio de 2027. Fechas y multas, en Verifactu para autónomos.
Del Excel a un programa: cuándo compensa
Si emites pocas facturas al mes, el Excel más la aplicación gratuita de facturación de la AEAT cubren lo básico. Compensa dar el salto cuando:
- Haces presupuestos que luego se convierten en facturas y lo copias todo dos veces.
- Cobras por datáfono o Bizum y quieres que cuadre solo con tus facturas (Hacienda ya recibe ese total cada mes: lo explico en Hacienda, Bizum y TPV).
- Tu gestor te pide todos los trimestres lo mismo y tú pierdes una tarde reuniéndolo.
Ahí es donde hacemos nuestro trabajo: un programa a medida que emite las facturas con Verifactu, lleva los libros solo y exporta el formato de la AEAT para tu gestor. Lo tienes con precios en automatizar presupuestos y facturas.
Historial de actualizaciones
- 29 de septiembre de 2026 — Primera publicación con la plantilla Excel (ingresos, gastos y resumen trimestral), la Orden HAC/773/2019 y la FAQ de Verifactu sobre hojas de cálculo.
Preguntas frecuentes sobre el libro registro del autónomo
¿Qué libros registro tiene que llevar un autónomo?
Depende de su régimen. En estimación directa, un empresario lleva el libro de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de bienes de inversión; un profesional suma el de provisiones de fondos y suplidos. En módulos solo se lleva el de bienes de inversión si se deducen amortizaciones, y el de ingresos únicamente en actividades agrícolas, ganaderas y forestales, además de conservar las facturas.
¿Se puede llevar el libro registro en Excel?
Sí. La Orden HAC/773/2019 permite llevar los libros por medios electrónicos y la Agencia Tributaria publica un formato tipo en Excel y CSV. Lo que importa es que tenga los datos exigidos, orden cronológico, totales por trimestre y año, y que lo conserves.
¿Hay que presentar el libro registro a Hacienda?
No. Los autónomos que no están en el Suministro Inmediato de Información (SII) no presentan los libros: los llevan y los conservan para entregarlos si Hacienda los pide en un requerimiento o una comprobación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los libros registro?
Como mínimo durante el plazo de prescripción de cuatro años del artículo 66 de la Ley General Tributaria, contados desde que acaba el plazo de la declaración a la que se refieren. Si llevas contabilidad mercantil, el Código de Comercio exige seis años.
¿Qué multa hay por no llevar el libro registro?
No llevar o no conservar los libros es infracción grave: multa del 1 % de la cifra de negocios con un mínimo de 600 euros (artículo 200 de la Ley General Tributaria). Si los llevas con operaciones omitidas o con datos falsos, la multa es del 1 % de lo omitido, entre 150 y 6.000 euros.
¿Verifactu sustituye al libro registro?
No. Verifactu obliga a que el programa con el que facturas genere registros de cada factura y, si eliges esa modalidad, los envíe a Hacienda. Los libros registro son una obligación distinta que sigue existiendo. Los autónomos tendrán que usar un programa de facturación adaptado desde el 1 de julio de 2027.